Een tender winnen begint niet bij de publicatie, maar ver daarvoor. Toch zien we in de praktijk dat veel organisaties pas in actie komen bij het eerste signaal dat er een tender aankomt. In deze blog deelt Robin Wanders, medeoprichter van Appalti, waarom vroeg beginnen bepalend is voor succes.
Stop met het verspillen van resources
Het is een fascinerende dynamiek: hoe minder contact er vooraf is geweest met de potentiële klant, des te meer resources organisaties op het laatste moment op een tender inzetten. Hele schrijfteams komen in actie, iedereen duikt de warroom in om teksten aan te scherpen en het management drukt iedereen op het hart dat dit een must-win is. Het resultaat? Een enorme verspilling van energie. Want in de praktijk converteren deze last-minute-inspanningen zelden. Natuurlijk bestaat de kans op een lucky shot – in het casino kan je ook het miljoen winnen – maar daar wil je je business niet op baseren.
Forecast je tenders slim
De kunst is om de tender te winnen voordat deze er is. Begin met het goed forecasten van klanten die bij je passen. Deze moeten goed aansluiten bij je ideale klantprofiel. Ook je waardepropositie moet op orde zijn, daarover schreef ik al eerder een blog. Maar bovenal moet je weten wanneer je klant gaat tenderen.
Bij grote aanbestedingen in de publieke sector is dit relatief eenvoudig. Denk aan overheden, onderwijsinstellingen en ministeries – deze informatie is openbaar. Weet je bijvoorbeeld dat het Kadaster vijf jaar geleden een automotive-tender aan partij X heeft gegund? Dan weet je dat deze dit jaar weer op de markt komt.
Zet de kunst van het verkopen in
Bij winnende aanbestedingen komt de kunst van het verkopen om de hoek kijken. Begin met bellen, doe deskresearch, bezoek bedrijven. Ga via inkoop achterhalen wanneer het huidige contract afloopt. Zodra je die datum weet, neem je de tender op in je forecast. In de ideale situatie start je salesactiviteiten 12 maanden voor die datum.
Maak een scherpe 'foto' van je prospect
Onderzoek grondig wie je prospect is. Waar staat de organisatie voor? Vul een prospectcanvas in met hun ambitie, missie en visie. Identificeer de decision making unit en de beïnvloeders. Met deze kennis kun je in de komende 12 maanden gerichte aanknopingspunten vinden.
Ken je concurrent
Analyseer ook grondig tegen wie je gaat sparren. Waarom koos je prospect eerder voor die concurrent? Vind je op basis daarvan elementen die je in je eigen propositie moet aanpassen? Maak een strategie om beter te zijn dan de huidige leverancier. Prepareer je tenderteam en lijn je eigen organisatie op.
Time je gesprekken perfect
Parallel aan jouw voorbereidingen is je prospect ook bezig: ze stellen hun beoordelingsgroep samen, accorderen hun inkoopstrategie en doorlopen juridische consultaties. De kunst is om precies op het juiste moment het gesprek aan te gaan.
Plan je eerste gesprekken zes tot negen maanden voor publicatie. Luister goed naar waar je prospect naar zoekt. Luister, luister, luister. Stel open vragen en maak als mens het verschil aan tafel. Wat vindt je contactpersoon – degene die straks de punten gaat geven – echt belangrijk?
Valideer je waardeproposities
Drie tot zes maanden voor de tender maak je een verdiepingsslag. Ontwikkel specifieke waardeproposities op basis van wat je hebt gehoord. Valideer deze bij je contactpersonen. Creëer sponsors en ambassadeurs, en identificeer eventuele tegenstanders.
Deze effort aan de voorkant is onvoorstelbaar belangrijk. Drie maanden voor publicatie is het spel al grotendeels gespeeld - het beoordelingsteam heeft dan al een mentale perceptie gevormd.
Focus op bekrachtigen in plaats van overtuigen
Als je je werk goed hebt gedaan, hoef je na publicatie van de tender niet eens meer te overtuigen. Je hoeft alleen nog maar te bekrachtigen wat je in de maanden ervoor hebt opgebouwd. Je ziet in de uitvragen vaak heel tastbare elementen terugkomen: de een zit op tijdsbesparing, de ander op kwaliteit of zekerheid. Sommigen hebben pijn van iets wat in de vorige contractperiode niet lukte, anderen hechten juist waarde aan thema's als duurzaamheid of inclusiviteit.
Met deze strategische aanpak verhoog je je scoringskans naar 70 tot 100 procent. Plus: je resources renderen beter omdat je gericht te werk gaat. Geen losse flodders meer, maar een doordachte strategie die de munt jouw kant op laat rollen.
Wil je jouw tenderproces professionaliseren?
Ontdek tijdens een vrijblijvend gesprek hoe je je scoringskans kunt verhogen. We analyseren je huidige situatie en onderzoeken of we tot een positieve ROI kunnen komen. Neem contact op via 085-489 88 00 of mail naar info@appalti.nl.