Toen wij 8 jaar terug als een van de eersten een offertetool introduceerden, was de toegevoegde waarde van zo’n instrument nog lang niet voor elke salesafdeling evident: Word en Excel volstaan toch prima om een knap projectvoorstel te doen? 

Hoe anders is dat nu. 

Anno 2019 worden offertetools als de nieuwe heilige graal binnengehaald bij de meest uiteenlopende organisaties. Iedereen lijkt op zoek naar slimme manieren om sneller en efficiënter offertes op te stellen, liefst geheel geautomatiseerd. Automatisering is ook op dit vlak het toverwoord geworden. Waarom steeds opnieuw het wiel uitvinden voor een proces dat voor een groot deel elke keer een herhaling van zetten is? 

Offertetools – in elk geval de goede – maken het leven van je salesteam makkelijker. Geen gedoe meer met moeizaam informatie verzamelen voor elke aanbieding, plakken en knippen uit oude bestanden, passen en meten en worstelen met de opmaak en je huisstijl. Dat lost de offertetool allemaal voor je op.

Maar let op. Met een offertetool alleen, hoe vernuftig en geavanceerd ook, kom je er niet. Het is een handig hulpmiddel waarmee je in een handomdraai standaard offertes met een strakke lay-out genereert, maar dat garandeert nog geen hogere conversie. Want ook met een offertetool maak je pas winnende offertes als de kwaliteit van je héle salesproces op orde is. 

Van je offertetool maak je pas een wondermiddel als je ook het proces daaromheen strak inricht, blijft werken aan je content en zorgt dat je mensen in staat zijn er alles uit te halen wat erin zit:

• Proces - zorg dat je werkprocessen van a tot z op elkaar aangesloten zijn. Zowel in je systeemketen – koppel de offertetool bijvoorbeeld aan je CRM – als in de werkafspraken – zodat helder is wie wanneer wat oppakt. Wijs ook minstens twee beheerders aan die deze processen bewaken. Op die manier laat je geen gaten vallen en dus geen kansen lopen. Voer maandelijks analyses uit om je proces verder te optimaliseren.
• Content - werk de content in de offertetool doorlopend bij – minimaal maandelijks. Dit kan door nieuwe content te creëren op basis van nieuwe aanvragen of segmentering naar doelgroep, maar ook door bestaande content te verbeteren naar aanleiding van feedback die de beheerders ophalen bij gebruikers in je organisatie én feedback van (potentiële) klanten. Zo blijft je content up-to-date en wordt deze inhoudelijk steeds beter.
• Mensen - Begeleid salesmedewerkers en leid hen op om het beste uit zichzelf en uit de tool te halen. Zorg bijvoorbeeld dat ze toegerust zijn om kansen te zien, goede analyses te maken van de correlaties tussen hun inspanningen en de opbrengst en daarvan te leren. Dat ze niet alleen weten op welk moment ze een offerte het beste kunnen aanbieden en welke onderdelen ze daarbij moeten aanvinken, maar ook hoe ze aanvullend onderscheidend vermogen bieden, bijvoorbeeld met een pakkende inleiding.

Als je deze vuistregels in acht neemt, grijpt alles in elkaar en helpt je offertetool je niet alleen een efficiencyslag te maken maar ook de concurrentieslag te winnen.

Hoe wij je kunnen helpen