Het maken van een offerte hoort leuk te zijn!

Geplaats op: 2016-09-05 in: blogs

Weer een kans op een opdracht. Weer een kans om een leuke, nieuwe klant binnen te halen. Toch stel ik het vaak uit tot het laatste moment en waarom?

Tijdens de afspraak met deze prospect heb ik aan tafel precies achterhaald wat de vraag achter de vraag is. Ik weet waarom hij op zoek is, wat hij precies zoekt en hoe ik hem kan helpen zijn doel te bereiken. Ik heb in kaart gebracht wanneer het beslissingstraject plaats vindt en wie er naast mijn contactpersoon nog meer een oordeel gaan vellen over mijn offerte. Nu moet ik het alleen nog op papier zetten.

En nu…….?

Ik staar naar een leeg Word document en begin een paar steekwoorden te typen. Ik word gelijk nerveus en het zweet breekt me al uit als ik eraan denk dat de deadline van het inleveren van de offerte al over 4 uur is. Plots bedenk ik mij, dat ik 3 maanden geleden een offerte heb gemaakt die hier misschien wel veel op lijkt. Ik open de offerte en zie dat deze enigszins in de buurt komt bij wat ik in gedachte had. Ik begin de offerte te bewerken, ik zoek de bedrijfsnaam op en vervang deze voor mijn prospects bedrijfsnaam. Pas de adres- en contactgegevens aan. Ik begin met het aanpassen van de inleiding, hierin verwijs ik naar het prettige gesprek, ik schrijf over de probleemstelling en de doelstelling van mijn prospect en geef aan dat mijn oplossing perfect aansluit. Als ik het bedrijfslogo wil invoegen verspringen de teksten naar een nieuwe pagina, de voetnoot klopt ook ineens niet meer. Ik probeer het weer in orde te maken en de paginanummering goed te krijgen. De tijd verstrijkt en ik schrik als ik op de klok kijk en zie dat ik nog een half uur de tijd heb. Vluchtig lees ik de offerte door, zoek de Algemene voorwaarden op en print alles uit. Ik stop het netjes in een mooie map en stuur deze offerte per post op. Aangezien deze natuurlijk pas overmorgen bij mijn prospect aankomt stuur ik hem ook een mail met de offerte en geef aan dat er ook een versie per post onderweg is. Tevreden sluit ik mijn laptop af, loop het kantoor uit en pak de fiets naar huis. Onderweg gooi ik de offerte in de brievenbus.

Goed gevoel?….of toch niet…..?

‘s Avonds pas ik in het CRM systeem nog even de scoringskans aan en voeg ik de offerte toe aan het account. Voordat ik dat doe open ik toch nog even de offerte en kijk hem door. Ik zie dat er toch nog ergens de verkeerde bedrijfsnaam staat en ik word gelijk zenuwachtig. Even verderop in de offerte zie ik nog een hele mooie afbeelding staan, die ineens over een hele tekst heen staat waardoor je de tekst niet meer kan lezen. Ik baal ontzettend en neem me voor de volgende dag in ieder geval contact op te nemen.

De volgende ochtend kom ik op kantoor en bekijk mijn mail. Nog geen reactie van mijn prospect, dus misschien hebben ze het nog niet gezien. Ik ga hem zo bellen. Wel zie ik een mail van een andere prospect die vraagt om een offerte. Yes! Weer een kans! Maar pff, moet ik wéér een offerte maken. Dit moet toch veel gemakkelijker en sneller kunnen, zonder fouten en verouderde teksten!?

Volgens ons wel: www.appalti-software.nl

Niels Hofs

Managing Partner Appalti-Software

column